Mise en place d'un Google Workspace for Education (G Suite)
Enseignement catholique de Vendée
Quelle adresse utiliser désormais ? Pour qui ? Pour quoi ?
Vous devez, à terme, n'avoir plus que 3 adresses liées à la direction :

  • Votre adresse institutionnelle ddec85.org
    • Réservée à la communication institutionnelle
    • Avec la DEC, les autres chefs d'établissements, la mairie, l'IEN éventuellement...
  • Votre adresse académique ce.085----@ac-nantes.fr
    • Elle sera très peu utilisée pour l'envoi de messages (pour les IEN qui le demanderont éventuellement ).
    • Des informations importantes arrivent sur cette adresse, il est donc important qu'elle reste transférée sur l'adresse ddec85.org
  • Votre nouvelle adresse de direction liée au G Suite Education (direction@nomdedomaine.fr)
    • Pour tout le reste des messages :
      • La communication avec les collègues,
      • avec les familles,
      • avec les partenaires,
      • avec les fournisseurs,
      • ...

Les autres adresses "historiques", type gmail, wanadoo, orange, hotmail, free..... sont vouées à disparaître.
Une fois le G Suite validé, paramétrez un transfert automatique vers direction@nomdedomaine.fr et une réponse automatique pour informer du changement.
Peut-on transférer tous les messages sur la même boite mail ?
Clairement, non, c'est déconseillé.
Seule la boite académique ce.085----@ac-nantes.fr est transférée sur la boite ddec85.org (toutes les deux ayant un caractère officiel)

Les adresses ddec85.org font elles aussi partie d'un G Suite Education, il faut donc éviter de les fusionner au risque de voir apparaître des conflits dans l'utilisation (agenda, drive...)
Peut-on transférer ses adresses académiques personnelles sur le G Suite ?
Là encore, que l'on soit chef d'établissement ou enseignant, la réponse est non.

Les adresses académiques personnelles (prénom.nom@ac-nantes.fr) ont un caractère confidentiel. Des données personnelles liées au suivi de carrière notamment y parviennent.

Elles ne doivent pas être transférées sur des adresses professionnelles (celles du G Suite Education créé) ou sur les adresses ddec85.org pour les chefs d'établissement. Les risques sont, en cas de changement d'établissement, de voir disparaitre des messages importants ou bien qu'ils soient consultés par d'autres.

Les adresses académiques peuvent par contre être transférées sur les boite mail personnelle pour ne pas manquer d'informations importantes.

Les enseignants peuvent-ils transférer leurs adresses de Workspace vers leurs adresses personnelles ?

Non, cela représente une faille en terme de sécurité et cela casse le respect du RGPD pour lequel le Workspace est mis en place en autorisant des données personnelles a être transférées sur un espace non sécurisé.
Faut-il créer un compte pour les suppléants ?
Ce n'est pas interdit. Ce n'est pas obligatoire non plus.
Tout dépend donc de la durée supposée de la suppléance et de l'intérêt que pourrait avoir le suppléant à disposer d'une adresse dans l'établissement.

On peut supposer que pour une suppléance de quelques semaines ou quelques mois, le suppléant gagnera à pouvoir communiquer avec une adresse professionnelle, que ce soit avec le titulaire , les collègues, les familles, le chef d'établissement... La mutualisation des documents du Drive sera possible également.

Pour une courte durée, ce ne sera pas forcément nécessaire, on pourra utiliser son adresse académique ou personnelle, en évitant les données sensibles.
Les enseignants ont-ils accès au carnet d'adresse de l'établissement ?
il n'y a pas de carnet d'adresse établissement à proprement parlé.
Le G Suite dispose de son annuaire, référençant tous les utilisateurs enregistrés dans ce G Suite. Tous peuvent le voir sauf si l'administrateur désactive cette fonctionnalité.

Chaque compte a ensuite son carnet de Contacts. Les contacts peuvent être partagés d'un compte à l'autre, mais il n'y a rien d'automatique. Chaque utilisateur sera le seul à voir ses contacts s'il le souhaite.
Comment gérer les adresses mails des parents ?
La gestion des adresses mails des parents doit être réfléchie :
  • Comment les tenir à jour ?
  • Comment les partager avec les enseignants ?
  • Que faire à la fin de l'année scolaire ?
Il y a plusieurs stratégies possibles, car en cas de modifications d'une adresse mail, il faudra mettre à jour sur la base de données établissement, dans les contacts du chef d'établissement, celui de l'enseignant...

Deux suggestions, mais il peut y en avoir d'autres :
  1. A partir du logiciel de saisie de l'établissement, un fichier Excel (ou autre tableur) contenant les adresses des familles est exporté, puis mis à disposition sur le Drive pour les enseignant. Chacun trouvera sur ce fichier le moyen de récupérer (via les filtres Excel) les adresses de sa classe. Le copier-coller fonctionne bien depuis Excel directement dans la case cci de l'envoi de mail Google. Le chef d'établissement pourra lui aussi, avec ce système de filtres, récupérer les adresses souhaitées (aînés, cycles, classe...)
  2. Les adresses sont saisies ou importées dans les contacts de chaque classe en début d'année. Une liste d'envoi peut être créée. Il sera nécessaire de tenir ces contacts à jour dès que nécessaire et de tout supprimer à la fin de l'année pour repartir avec de nouvelles adresses.
Les messages que j'envoie aux familles partent dans les Spams ou me reviennent avec un message d'erreur. Que faire ?
Lorsque vous envoyez un message à un nombre important de contacts, il se peut que votre message soit bloqué : soit il arrive dans les spams de vos correspondants, soit vous recevez un message d'erreur vous indiquant que votre message est considéré comme "indésirable".

C'est ennuyeux, mais assez logique au départ. Il va falloir montrer que votre nouvelle adresse est digne de bonne réputation. En effet, les fournisseurs de messagerie (Orange, Free, Hotmail, Yahoo, SFR...) utilisent des filtres automatiques qui vérifieront plusieurs éléments, dans le but d'éviter les messages indésirables. Voici donc quelques conseils :

  • La première chose à faire est d'inviter les familles à enregistrer votre adresse dans leurs contacts et, si possible, créer aussi un filtre anti-spam pour les adresses de l'école.
  • Evitez au départ d'envoyer vos messages à un nombre trop important de contacts. Les premières semaines, se limiter à 50, et faire plusieurs envois identiques.
  • Faites attention à l'objet de votre message. Evitez les "Urgent, gratuit, offre, promo" ; ne mettez pas de majuscule ni point d'exclamation.
  • Soyez sobre dans la mise en forme : les filtres repèrent les messages comportant trop de couleurs, la sur-utilisation des caractères gras, italiques, soulignés...

Au fil du temps, la réputation de votre adresse va s'améliorer et vous ne serez plus ennuyés. Vous pourrez alors faire des envois à l'ensemble de vos contacts. Soyez patients, cela prendra sans doute quelques mois...
J'utilise Outlook. Comment paramétrer mon G Suite ?
L'utilisation d'Outlook est possible avec le G Suite Education.
Retrouvez toutes les informations et paramétrage sur leur page : https://support.google.com/a/users/answer/171710?hl=fr
Transférer les anciennes adresses gmail de classe sur les adresses des enseignants, est-ce possible ? Comment ?
Si vous aviez créé des adresses gmail de classe, type classe4-stjoseph@gmail.com, elles deviennent obsolètes lors de la création du G Suite au profit des adresses enseignants.

Vous pouvez par contre paramétrer deux choses sur ces anciennes adresses :
- Un transfert vers la nouvelle adresse d'une enseignante.
- Une réponse automatique informant que l'adresse n'est plus utilisée et que les mails peuvent désormais être envoyés à .... (nouvelle adresse)
Comme cela, vous continuez à recevoir les mails qui seront envoyés sur l'ancienne adresse sur votre G Suite.

Comment ?
  • Pour le transfert :
      • Connectez-vous à l'ancienne adresse gmail, allez dans les paramètres (roue dentée en haut à droite), puis afficher tous les paramètres
      • Choisir ensuite l'onglet "Transfert et POP/IMAP" et "Ajouter une adresse de transfert"
      • Saisir la nouvelle adresse, puis "Suivant"
      • Vous devrez confirmer le transfert dans un mail arrivé sur la nouvelle adresse
  • Pour la réponse automatique
      • Connectez-vous à l'ancienne adresse gmail, allez dans les paramètres (roue dentée en haut à droite), puis afficher tous les paramètres
      • Rester sur l'onglet "Général"
      • Tout en bas de la page, activez la réponse automatique
      • Complétez le message qui sera envoyé à toutes les personnes cherchant à écrire sur l'ancienne adresse, en précisant la nouvelle adresse mail. N'oubliez pas l'objet : ex "Notre adresse a changé"